Nivel de dificultad : *******
Duración : 30 minutos
Plantilla asociada : SI (importar contactos)
Vinculado a otros módulos : Facturación, Marketing por email, Ventas etc ...
Ultima
actualización : 27/04/2020
1.Este módulo tiene un submenú superior con dos entradas fijas : CONTACTOS y CONFIGURACIÓN (1). CONTACTOS presenta el listado de contactos y Configuración nos permite configurar algunos parámetros del módulo (etiquetas, títulos de contacto, sectores de actividad, localización, y cuentas bancarias).
2. Aparecen las fichas de los contactos organizadas por orden alfabético (sin filtro asignado).
3. El buscador : Se puede buscar la ficha de empleado por su nombre.
3. Filtros : Permite hacer una búsqueda más avanzada, por criterios más específicos (provincia, etiqueta, etc.)
Añadir filtros personalizados > Elegir el campo que determinara la búsqueda
4. Agrupar por : Permite agrupar contactos por unos campos específicos. Una vez elegido el campo, le damos a Aplicar y se guarda. Permite registrar y acceder mas rápido a una búsqueda. (ej : Contactos de Almería)
5. Modo de visualización
Como todos los módulos, existe la posibilidad de visualizar las fichas de los contactos en modo tarjetas o en modo listado. El modo listado permite seleccionar una selección de contactos y exportarla en formato Excel.
Existe dos posibilidades de subir un contacto:
Manualmente Contactos ⇾ CREAR
Importando un fichero Excel Contactos ⇾ IMPORTAR
Una ficha se abre con varios campos a rellenar con datos básicos.
1. Se elige si es una persona física (Individual) o una entidad jurídica (Compañía) Una persona (Individual) puede ser vinculada a una empresa que ya existe en la base de datos.
2. Se rellenan los datos básicos del contacto. El estado corresponde a la provincia.
3. Existen 4 apartados con datos específicos :
Contactos y direcciones permite asignar una persona de contacto a una empresa.
Notas Internas
Ventas y compras permite elegir si este contacto a un proveedor o un cliente.
Entrando en cuentas bancarias se puede registrar el número de cuenta del contacto.
Facturación permite registrar detalles sobre las futuras facturas (plazo de pago, modo de pago, asientos contables).
4. Este contacto puede estar vinculado a otros módulos. (8. Cuadro Resumen).
Se cree un fichero Excel, a través de la siguiente plantilla:
https://drive.google.com/drive/folders/1131uoZ6t2A2CgsoXoBZRa7qmlm3R2nw-
La primera fila tiene que tener los nombres de las columnas.
Nota
Nota : Para asegurarte de que el cvs que se genera desde Excel lo hace en utf-8 hay que seguir estos sencillos pasos: https://soporte.newslettersoft.com/hc/es/articles/216592343-C%C3%B3mo-generar-un-fichero-CSV-codificado-en-UTF-8-en-Excel
En
el campo del correo electrónico, se tiene que meter solo uno.
Los contactos de una empresa se deberían introducir en la pestaña contactos dentro de la ficha.
ETIQUETAS →CREAR → NOMBRE DE ETIQUETAS
Las etiquetas están pensadas para organizar y filtrar los contactos por palabras clave.
Se puede añadir etiquetas manualmente en la ficha de cada contacto.
Los contactos de una empresa se deberían introducir en la pestaña contactos dentro de la ficha.
También existe la opción de importar su listado de etiquetas previamente preparada en la “plantilla-importación-etiquetas.csv”
Configuración (menú superior) > Etiquetas de contacto > Importar > Cargar fichero
La búsqueda de un contacto se hace desde el buscador del módulo.
Existen 2 tipos de búsqueda :
- Una búsqueda básica, escribiendo directamente el nombre en el buscador
- Una búsqueda avanzada por criterios elegidos
Es necesario pulsar la lupa para que aparezcan los filtros.
Para la búsqueda avanzada :
FILTROS > Añadir filtro personalizado
En Acción requerida se elige, el campo que va determinar la búsqueda (ej : ciudad, provincia, etiquetas etc.)
En la segunda casilla determinamos si :
“Contiene” o “No contiene” (para los nombres)
“Es igual” o “No es igual” (para los valores numéricos)
“Está establecido” o “No está establecido” (para las etiquetas)
Existe la posibilidad de exportar unos contactos en un fichero Excel. Se puede exportar todos los contactos de la base de datos o después de una búsqueda específica.
Para seleccionar los contactos a exportar en un fichero Excel, tienen que aparecer en Listado.
1. Seleccionar el modo Listado
2. Seleccionar los contactos que queremos exportar
3. Exportar
Se abre una ventana con los campos de información a elegir para la exportación.
1. Elección de los campos
2. Añadir o ordenar la aparición de los campos en el fichero (Mover arriba o mover abajo)
3. Elegir el formato del fichero : CSV o Excel
Para crear una lista de correo específico, hay que primero hacer su búsqueda según los criterios que queremos para dicha lista.
EJ : una lista de correo, para los contactos de Cadiz o una lista de correo de todos los contactos para mandar
un boletín.
BÚSQUEDA > SELECCIONAR CONTACTOS > ACCIONES > ANADIR A LA LISTA DE CORREO
Existen 2 opciones :
- Añadir los contactos a una lista de correo ya existente
- Crear una nueva lista de contacto.
Cada contacto está vinculado a otros módulos contratados. Cada ficha de contacto presenta un acceso directo y un resumen de la información con otros módulos vinculados.
Módulo CRM : Una oportunidad con este contacto (con nombre y valor económico)
Módulo CALENDARIO : Una reunión
o actividad está planificada con este contacto.
Módulo VENTA : Se puede ver las ventas pendientes con este contacto.
Módulo Facturación : El resumen de la facturación con este contacto. Los contratos corresponden a las facturas recurrentes o mensuales.
