ECONOMÍA DE LA EMPRESA
2º BACHILLERATO
UD 4: FUNCIONES E ADMINISTRACIÓN
En este apartado vamos a introducir brevemente las distintas funciones que tiene que llevar a cabo la persona que gestiona y administra la empresa.
Para conseguir los objetivos fijados el gerente tiene que estar continuamente tomando decisiones, estas decisiones han de ser los más acertadas posibles y una vez que han sido tomadas se ha de seguir la evolución de lo que ha ocurrido.
Estas decisiones y su control se van a tomar siguiendo una serie de pasos que también se conocen como funciones de administración.
Las funciones de administración son cuatro y hay que seguirlas en orden:
Estas funciones se pueden dividir en dos grandes grupos:
Puedes realizar el edpuzzle para ver si lo has entendido:
En este apartado vamos a hablar de la primera de las funciones de administración o dirección de una empresa, la función de planificación.
Planificar consiste en elaborar un plan de acción partiendo del análisis de la situación de partida de la empresa y del entorno, estableciendo una serie de objetivos, eligiendo la estrategia adecuada y controlando su cumplimiento.
De la definición podemos deducir las fases de la función de planificación que son:
Si quieres ver si lo has entendido y repasar el apartado, puedes hacer el siguiente edpuzzle:
En este apartado se va a ver cómo se clasifican los planes de una empresa. Esta clasificación se va a hacer desde tres puntos de vista:
Puedes realizar el edpuzzle del apartado para ver si lo has entendido y repasar:
Una vez que la empresa ha llevado a cabo la planificación es hora de pasar a la función de organizar.
Se tiene que decidir cómo se van a organizar los distintos recursos de la empresa y sobre todo los recursos humanos, se debe definir lo qué va a realizar cada uno de los trabajadores, la jerarquía o el nivel de mando y responsabilidad, así como la forma de comunicarse dentro de la empresa:
Por lo que podemos definir la función de organización como la función encargada de diseñar la estructura formal de la empresa, en la que quedan definidas todas las tareas que se van a realizar, así como la responsabilidad, autoridad y la forma de comunicarse.
Una vez visto los tres aspectos fundamentales vamos a pararnos detenidamente en cada uno de ellos:
Una vez definido qué se entiende por organización vamos a centrarnos en la comunicación que la vamos a dividir en dos tipos: Interna y externa.
Comunicación interna:
Define las comunicaciones que se dan dentro de la empresa
, hablamos de dos tipos, vertical y horizontal.
Comunicación externa:
Define cómo deben las comunicaciones con el exterior de la empresa, con clientes, proveedores, organismos públicos, etc.
Comunicación vertical descendente: Va de arriba a abajo, suelen ser ordenes de superiores a subordinados
Es muy importante definir claramente cómo van a ser los canales de comunicación y además, todos los miembros de la empresa los tiene que conocer.
Si quieres ver si lo has entendido puedes realizar el siguiente edpuzzle del apartado:
https://edpuzzle.com/media/60c60c67ac0dcb412b451c29
Desde siempre ha hecho falta organizarse en el trabajo, por ejemplo la construcción de una catedral o de las pirámides requería una organización de los recursos humanos.
Es a partir del S. XX que podemos hablar de Teorías de la organización del trabajo y que se van a resumir en dos: La teoría de la organización científica del trabajo y la teoría de las relaciones humanas.
Teoría de la organización científica del trabajoCuyo precursor es Frederik Taylor y que se le conoce como Taylorimo con las ampliaciones de la teoría de la administración de Henry Fayol, refiriéndose a la organización de la producción industrial..
En esta teoría:
El objetivo de la organización científica del trabajo es el aumento de la productividad: Eliminando tiempos muertos y marcando los movimientos que el trabajador tiene que hacer.
La forma de llevarlo a cabo o el procedimiento es la división de las tareas en subtareas más sencillas, de manera que el trabajador las mecanice y no tenga que pensar para realizarlas.
Su principios son:
Sus principal fallo fue:
La desmotivación del trabajador: al tener que realizar siempre el mismo trabajo.
La ampliación que realiza Henry Fayol a esta teoría
Teoría de las relaciones humanas
Cuyo principal precursor es Elton Mayo, y que surge como una crítica al Taylorismo:
Esta teoría se basa principalmente en la importancia del buen clima laboral y las relaciones entre las personas en la empresa llegando a las siguientes conclusiones:
Si quieres ver si lo has entendido puedes realizar el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60c659084d896d4176611312
Cada empresa va a tener unas necesidades distintas de organización, ya que cuenta con distintos recursos, entre ellos los humanos.
No es lo mismo hablar de una empresa pequeña con pocos trabajadores y por lo tanto una gestión sencilla, sin necesitar un reparto formal de tareas o unos canales de comunicación establecidos, porque las comunicaciones son muchos más ágiles, que hablar de una empresa grande donde hay una gran cantidad de recursos y trabajadores, necesitando una estructura formal donde queden claramente delimitadas las funciones de cada trabajador, la jerarquía y los canales de comunicación.
Esta estructura que debe quedar claramente delimitada, ha de tener un cierto margen de flexibilidad, es decir que puede haber momentos puntuales en que a lo mejor una persona debe trabajar en otro departamento o asumir más responsabilidad de lo que le corresponde o quizás se tenga que saltar algún canal de comunicación.
Cuando se crea la estructura de la empresa, se tiene que tener claro cómo se va a dividir el trabajo, según el criterio que se aplique podemos hablar de un tipo u otro de departamentalización:
Hay veces que la empresa utiliza más de una forma de departamentalizarse, sobre todo en empresas grandes.
Si quieres saber más y ver si lo has entendido puedes hacer el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60c749669f1c65414e9f2a10
En este apartado, se va a continuar hablando de la estructura formal de la empresa y lo vamos a hacer explicando los distintos tipos de estructura organizativa que nos podemos encontrar en una empresa:
Es aquel modelo donde se cumple la unidad de mando, es decir cada trabajador de la empresa tiene un único superior que es ante el que responde y del que recibe órdenes.
Es una estructura rígida que se suele dar en PYMEs o en empresas que no requieran de gran complejidad.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
Los inconvenientes son:
En este modelo, los trabajadores responden ante más de un jefe que son un equipo de especialistas que asignarán a los trabajadores donde mas falta hagan
Entre sus ventajas podemos hablar de:
El principal inconveniente de este modelo es:
Al haber más de un jefe puede haber conflictos
Este modelo intenta resolver los inconvenientes de los dos modelos anteriores, parte de una estructura lineal, pero tiene un órgano independiente de asesoramiento (STAFF) que solo depende de la alta dirección y que sirve para aconsejar a la empresa, pero no tiene ningún tipo de autoridad en la organización. Por ejemplo un órgano staff sería el orientador de un centro escolar.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
Los inconvenientes de este modelo son:
En el modelo matricial se van a combinar como mínimo dos variables organizativas, es decir que los trabajadores tienen como mínimo tantos jefes como variables se hayan tenido en cuenta, por ejemplo una consultora que realiza proyectos a empresas, los trabajadores estarán asignados a un departamento aunque luego estén trabajando en un proyecto. Cuando cambian de proyecto, cambian de jefe de proyecto que suele ser el que mayor autoridad tiene de los dos sobre el trabajador.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
Los inconvenientes de este modelo son:
El comité no es un modelo de estructura organizativa propiamente dicho, en muchas reuniones hay reuniones entre trabajadores o directivos del mismo nivel para tomar decisiones conjuntas. se basa en el trabajo en equipo y en la colaboración mutua.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
Los inconvenientes de este modelo son:
Si quieres saber más sobre el apartado, puedes realizar el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60c8f2e60620024152c79777
En este apartado se va a hablar del concepto de organigrama y de los distintos tipos de organigramas que nos podemos encontrar.
Un organigrama es una representación grafica de la estructura organizativa de la empresa, teniendo las siguientes características:
Los organigramas se va a clasificar atendiendo a cuatro criterios:
SEGÚN SU FORMA:
distinguiremos entre organigrama vertical, organigrama horizontal y organigrama radial:
En el organigrama vertical pretende destacar la jerarquía, es decir las relaciones de autoridad, situando más arriba a los que más autoridad tienen en la empresa.
En un organigrama horizontal pretende destacar las funciones que se llevan a cabo en la empresa, situando las relaciones de autoridad de izquierda a derecha.
Sin embargo, con un organigrama radial, se pretende generar un impacto visual, se situarán las relaciones de autoridad de dentro a afuera, en la imagen superior se puede ver en amarillo el departamento comercial, formado a su vez por tres subdepartamentos y el departamento de producción en verde formado a su vez por otros tres subdepartamentos.
SEGÚN SU FINALIDAD:
Según el objetivo que quieren conseguir se vana a dividir en organigramas informativos y organigramas de análisis.
Los organigramas informativos pretenden ser accesibles y entendibles por personas ajenas a la empresa y personas que no están especializadas, por lo que deben ser muy sencillos, los tres anteriores, representados en las imágenes son organigramas informativos.
Los organigramas de análisis son detallados, que van enfocado a personas que conocen muy bien la organización y se diseñan con fines específicos que puedan servir a los gestores, cómo por ejemplo si se necesita reasignar a un trabajador a otro departamento, se debe conocer muy bien toda la estructura de la empresa, para saber qué trabajador es el idóneo.
SEGÚN SU EXTENSIÓN:
Según la extensión se va a poder hablar de organigramas generales y organigramas detallados.
Los organigramas generales dan una visión general de la estructura organizativa de la empresa, normalmente se organiza por departamentos, los organigramas de las imágenes son generales.
Sin embargo, los organigramas detallados, muestran una parte de la empresa, por ejemplo un departamento al detalle, también puede mostrar la empresa de forma global pero de forma detallada, los organigramas de análisis suelen ser detallados.
SEGÚN SU CONTENIDO:
Según su contenido se dividirán en organigramas estructurales, de personal y funcionales.
Lon organigramas estructurales, representan las unidades que forman parte de la empresa y sus relaciones, sería semejante a un organigrama general.
Los organigramas de personal, nos indican cuáles son los cargos y qué personas los ocupan, es decir es un organigrama con nombres.
Los organigramas funcionales, incluyen los cargos junto con las funciones que tiene que desempeñar en el cargo, siendo un organigrama muy útil para el departamento de recursos humanos.
Si quieres ver si lo has entendido puedes hacer el siguiente edpuzzle del apartado:
https://edpuzzle.com/media/60ccc3885ba524419d6526f4
Como vimos en el apartado 4.6. Organización formal. Departamentalización, La organización formal muestra la estructura establecida por la empresa, es decir, era intencional, clara y bien descrita, definiendo las relaciones de autoridad, las funciones de cada trabajador de la empresa y los canales de comunicación.
Sin embargo la organización informal son todas aquellas relaciones personales y sociales que surgen de forma espontánea en la empresa, sin estar preestablecidas, pero sin embargo existiendo y teniendo una gran importancia en todas las empresas.
Las relaciones informales o la organización informal surgen de:
La empresa debe de conocer las relaciones informales de la empresa, principalmente por dos motivos:
Si quieres saber más sobre el apartado y ver si lo has entendido puedes hacer el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60ccd456dc9409415642a1d6
Después de la planificación y la organización de la empresa, llega la hora de poner en marcha lo diseñado y tomar decisiones para que se cumplan los objetivos, es decir, es momento de Gestionar.
Podríamos definir gestionar como conseguir que se cumpla lo planificado, logrando que cada persona realice sus funciones, siempre con la mente puesta en la consecución de los objetivos.
A la hora de gestionar, podemos hablar de tres niveles de dirección:
Si nos centramos en el director operativo, debemos indicar que debe llevar a cabo las siguientes funciones:
Para ser un buen líder o director operativo se necesitan tener una serie de cualidades:
Si quieres ver si lo has entendido puedes realizar el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60ccdc860c423b41488bf217
El director ejecutivo u operativo de la empresa debe conseguir que los trabajadores realicen las tareas que tienen asignadas, en el plazo estipulado con el fin de conseguir los objetivos marcados.
Existen distintas formas de dirigir y va a depender en gran medida del tipo de trabajadores que se tenga como luego veremos, por lo que se pueden distinguir tres estilos de dirección.
Según el estilo de dirección que se elija se puede aumentar la productividad y el rendimiento de los trabajadores.
Normalmente en una empresa se van a dar los tres tipos de dirección e incluso un mismo director tenga que aplicar un estilo u otro dependiendo de los trabajadores que tenga a su cargo y del proyecto que se esté llevando a cabo.
La Teoría X e Y de MCgregor clasifica los trabajadores en dos grupos, los que no les gusta trabajar y se escaquean y los que les gusta su trabajo, asumiendo responsabilidades, a los primeros los encuadro en la teoría X y a los segundos en la teoría Y.
A este tipo de trabajadores les viene bien un jefe autoritario que les diga lo que hay que hacer y tome las decisiones, supervisando todo el trabajo.
Para este tipo de trabajadores se aconseja un jefe democrático, que les permita aportar ideas, tomar decisiones, asumir responsabilidades.
Estas dos teoría son teorías puras, pero entre ellas hay una gran combinación de trabajadores y estilos directivos, como se puede ver gráficamente:
Para acabar el apartado, vamos a acabar hablando de la Teoría Z o también conocida como estilo Japonés.
Esta teoría debida a William Ouchi, se basa en la forma de trabajar de las empresas japonesas y cómo esta cultura de empresa se puede exportar a oros lugares.
Esta teoría se basa en los siguientes principios:
Si quieres ver si has entendido el apartado, puedes hacer el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60cce92ca31baf412f6dc038
Con la función de gestión se tienen que tomar decisiones para poder conseguir lo planificado, las decisiones se pueden tomar por intuición, por la experiencia, o mediante el análisis detallado de las distintas opciones y consecuencias o por el método científico.
Para aplicar el método científico en la toma de decisiones se van a dar una serie de pasos que nos permitirán elegir la decisión más acertada.
Los pasos o fases del proceso de toma de decisiones son:
Si quieres ver si lo has entendido puedes hacer el edpuzzle del apartado:
https://edpuzzle.com/media/60ccfaded3a977416ce4546f
En este apartado vamos a continuar con el proceso de toma de decisiones y vamos a analizar cómo se toman las decisiones en situaciones de riesgo o incertidumbre, es decir cuándo no se conoce qué es lo que va a ocurrir, que es lo que suele pasar en una empresa.
Para tomar las decisiones en situaciones de riesgo vamos a utilizar una matriz de decisiones que es una tabla de doble entrada, donde vamos a situar por columnas las distintas situaciones o estados de la naturaleza que pueden ocurrir y por filas las distintas decisiones que podemos tomar.
Según la probabilidad y la información que se tenga sobre los distintos estados de la naturaleza, nos podemos encontrar con tres situaciones:
Una empresa sabe que la demanda de mascarillas va a ser alta debido a la regulación obligatoria de llevarlas debido al COVID, y se le plantean 3 decisiones, fabricar mascarillas de tela, higiénicas o FPP2, los beneficios estimados con cada tipo de mascarilla se puede ver en la siguiente tabla:
La empresa elegirá aquella que genere mayores beneficios por lo que elegirá fabricar mascarillas higiénicas.
Una empresa dedicada a la fabricación de cuchillos está estudiando tres posibilidades de expansión de su capacidad productiva: construir una nueva planta en Alemania, una joint-venture en China o ampliar su planta de España. Los beneficios esperados dependen de que la demanda prevista para los próximos años aumente, se mantenga estable o disminuya. Los beneficios esperados y las probabilidades de la demanda se muestran en la siguiente tabla:
Para tomar una decisión se va a calcular la esperanza matemática o el beneficio esperado de cada decisión (media ponderada con la probabilidad de cada escenario), lo que nos queda:
Por lo que nos quedaríamos con la opción de la joint-venture que es con la que se obtienen mayores beneficios esperados.
El problema que vamos a considerar de ejemplo para explicar los distintos métodos es el problema de la PEVAU Castilla la Mancha Extraordinaria Julio 2019, cuyo enunciado hemos modificando en parte al explicar la toma de decisiones en situación de riesgo:
Una empresa dedicada a la fabricación de cuchillos está estudiando tres posibilidades de expansión de su capacidad productiva: construir una nueva planta en Alemania, una joint-venture en China o ampliar su planta de España.
Los beneficios esperados dependen de que la demanda prevista para los próximos años aumente, se mantenga estable o disminuya. Dichos beneficios se estiman en 300, 200 y 100 miles de € para la construcción de una nueva
planta en Alemania; de 250, 240 y 160 miles de € para la joint-venture en China; y de 225, 205 y 175 miles de € para la ampliación de su planta en España, según cada una de las tres situaciones referidas a la demanda.
Se pide:
a) Configure la matriz de decisión.
b) Indique, de forma razonada, las decisiones que tomaría si aplicase los siguientes criterios: Laplace, optimista, pesimista y optimismo parcial de Hurwicz con un coeficiente de optimismo del 0,65.
a) En primer lugar vamos a construir la matriz de decisión con los beneficios esperados de cada decisión en cada escenario y luego iremos explicando cada uno de los métodos:
b) Ahora vamos a ir explicando y resolviendo el problema con cada uno de los métodos:
MÉTODO DE LAPLACE: Consideramos que todos los escenarios tienen la misma probabilidad de ocurrir y hacemos el beneficio esperado de cada una de las decisiones:
En este caso la probabilidad de cada escenario es 1/3 (puesto que hay tres escenarios posibles), la esperanza matemática nos queda:
Por lo que según el método de Laplace se elegirá la joint-venture.
MÉTODO PESIMISTA O DE WALD: Se elegirá el mejor de los peores resultados de cada decisión. Es un método prudente porque considera que es lo peor que puede ocurrir si se toma una decisión y entre ellas elige la que más beneficios dé.
En el ejemplo anterior y con la misma matriz tenemos que los peores resultados de cada decisión son:
Entre los peores resultados de cada decisión, elegimos la que más beneficio esperado nos dé que en este caso es España.
MÉTODO OPTIMISTA: Se elegirá el mejor de los mejores resultados de cada decisión. Es un método muy arriesgado porque parte de la base de que todo va a salir lo mejor que se pueda.
En el misma matriz del ejemplo vamos a representar los mejores resultados de cada decisión. Es decir que pensamos que vamos a tener suerte en cada una de las decisiones:
Entre los mejores resultados de cada decisión, elegimos la que más beneficio esperado nos dé que en este caso es la planta de Alemania.
MÉTODO HURWICZ: Se define un coeficiente de optimismo y se hace la media ponderada entre la mejor y peor situación de cada decisión.
En el ejemplo el coeficiente de optimismo es 0,65, por lo que la ponderación del pesimismo es 1-0,65=0,35 y ahora se hace la media ponderada con estos coeficientes quedando:
Por lo que nos quedamos con la Planta de Alemania.
Estos métodos son los que nos pide el problema, pero además, existe otro método más complejo que es el método de Savage que también vamos a ver con el ejemplo:
MÉTODO SAVAGE: Elabora una matriz de coste de oportunidades, que va a medir a lo que se renuncia al tomar una decisión en cada situación y entre los costes de oportunidad, elegirá el menor de entre los mayores costes de renuncia de cada decisión.
Se va a considerar 0, el mayor beneficio que se puede conseguir en cada uno de los estados, ya que no se renuncia a nada y el coste de oportunidad será la diferencia con este mayor beneficio:
Veámoslo con el ejemplo:
Si la demanda aumenta el mayor beneficio que se podría obtener es eligiendo la planta de Alemania, por lo que en la matriz de costes de oportunidad pondremos 0, y ahora haremos la diferencia en este escenario (demanda aumenta) de los beneficios de la joint-venture y la planta de España con la planta de Alemania. Dando los costes de oportunidad 50 y 75 respectivamente, es decir que si aumenta la demanda y elegimos la joint-venture renunciamos a 50 u.m de beneficio y si elegimos España renunciamos a 75 u.m de beneficio.
Hacemos lo mismo con los otros dos escenarios: Demanda se mantiene y disminuye.
Se selecciona el mayor coste de oportunidad de cada decisión, es decir la mayor renuncia, o donde tenemos el mayor riesgo de equivocarnos:
Y entre ellas, se cogerá la menor, es decir construir la joint-venture.
Elegir uno u otro método en una situación de incertidumbre va a depender de muchos factores entre otros la personalidad mayor o menor arriesgada del decisor. Aunque es bueno analizar todos los métodos detalladamente para tomar la decisión más acertada.
Si quieres realizar el edpuzzle del apartado, para revisar lo aprendido:
https://edpuzzle.com/media/60cdba06d3a977416ce5c4c7
En este apartado se va a analizar la función de control y las distintas técnicas de control de las que dispone una empresa.
Ya se ha hablado de la función de control, cuando se hablaba de las fases de planificación y de la toma de decisiones ya que estas dos fases acaban con el control de los resultados y la aplicación del feedback o retroalimentación.
La función de control es la función que consiste en verificar o comprobar que todo ha salido cómo se había previsto, es decir si se han cumplido los objetivos planificados, y si no se han cumplido hay que analizar el por qué no se han cumplido, llevando a cabo mejoras que permitan alcanzar los objetivos no cumplidos o diseñando nuevas metas a cumplir.
Para llevar a cabo la función de control se van a seguir una serie de pasos o fases:
AUDITORÍA:
La técnica principal para llevar a cabo el control de una empresa es la auditoría, que es el control de la planificación y gestión global de la empresa, así como de la rentabilidad que se han obtenido de los recursos.
Podemos distinguir dos tipos de auditoría:
Si las clasificamos según el ámbito de control, podemos distinguir:
CONTROL DEL PRESUPUESTO:
El presupuesto es un documento de planificación y previsión donde se detalla una estimación de los gastos y los ingresos que esperan obtener en el ejercicio económico.
Por lo que el control del presupuesto va a analizar si se ha cumplido el presupuesto planificado y si no se ha cumplido, cuáles son las causas y en qué partidas presupuestarias nos hemos desviado en mayor o menor medida y por qué.
ESTADÍSTICA:
Aunque no es una técnica de control propiamente dicha, sino una herramienta que nos va a permitir realizar el control, ya que la estadística permite estudiar y analizar todo tipo de datos, incluidos los datos históricos de la empresa, describiendo lo que ha ocurrido y permitiendo elaborar modelos para hacer predicciones futuras.
Si quieres ver si lo has entendido y repasar, puedes hacer el siguiente edpuzzle:
https://edpuzzle.com/media/60cdd7b4e65bf3419d4084e5
“Hay una diferencia entre ser un líder y ser un jefe. Los dos se basan en la autoridad. Un jefe demanda obediencia ciega; un líder se gana su autoridad a través de conocimiento y confianza.”
Klaus Balkenhol
www.economiaconinma.com
