UD 7: DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMIEN
En este tema vamos a hablar de departamento de aprovisionamiento que se encarga de contactar con proveedores, comprar los materiales necesarios y almacenarlos, por lo que es muy importante minimizar los costes de aprovisionamiento es decir de gestionar los pedidos y de administrar el almacén para ello se utilizarán los siguientes métodos de gestión de aprovisionamiento:
Además se verán métodos de valoración de existencias, o distintas formas de controlar cuántas existencias hay en el almacén, lo que nos permitirá saber en todo momento el valor de las existencias y cuál ha sido su variación, dato que se necesitará en contabilidad.
La función de aprovisionamiento es la función que consiste en la compra, almacén y gestión de existencias de manera que se minimicen los costes y se obtenga la calidad deseada.
En el proceso de compra se han de elegir los proveedores adecuados teniendo en cuenta distintos criterios, entre los más importantes están el precio o la calidad.
Una vez comprados los materiales hay que almacenar las existencias compradas, para tener una correcta organización se debe contar con una zona de recepción de los productos que llegan, una zona de almacenamiento y una zona de salida, organizando los distintos pasos de trabajadores y máquinas y donde se van a situar las oficinas para las tareas auxiliares del almacén con el objetivo de que el proceso sea lo más eficiente posible tanto en términos técnicos como económicos.
Por último habrá que gestionar y controlar las existencias almacenadas, determinando el nivel óptimo de existencias del almacén, en qué nivel de existencias se debe realizar el pedido para no entrar en ruptura de Stocks, Con qué frecuencia se van a realizar los pedidos y de qué manera se van a controlar las existencias que hay en el almacén.
Según el tipo de producto que tengamos, las fases por las que atraviesa una existencia desde que se compra a los proveedores hasta que se vende, es decir el ciclo de aprovisionamiento va a ser distinto.
En el caso de una empresa industrial o con un proceso de transformación, el ciclo de aprovisionamiento está formado por las siguientes fases: Compra de materias primas y materiales, almacenamiento de estas existencias, proceso de producción, almacenamiento productos terminados y venta.
Al no haber producción, el ciclo de aprovisionamiento solo tiene tres fases, compra de mercaderías, almacenamiento y venta.
El tiempo que por término medio se tarda en realizar el ciclo de aprovisionamiento se conoce como periodo medio de aprovisionamiento.
La siguiente infografía resume el tema:
Para repasar y ver si lo has entendido puedes hacer el edpuzzle del apartado o ver el vídeo del tema sin preguntas:
Se entiende por Existencias a todos los materiales o productos que la empresa guarda en el almacén, es decir todo lo que la empresa almacena.
Existen distintos tipos de existencias pero los más importantes son:
Materias primas y materiales:
Que son las materias necesarias para poder producir. Por ejemplo las materias primas para producir pan serían el aceite, la harina o la levadura, como podemos ver este tipo de materias se almacenan y por tanto son existencias.
Productos semielaborados:
Productos que han tenido un proceso de elaboración en la empresa pero no están acabados , ni listos para la venta porque todavía requieren modificaciones. Por ejemplo en el caso del pan serían productos semielaborados la masa que está lista para hornear y que se puede congelar (almacenar) para cuando se necesite.
Productos acabados:
Se ha terminado su proceso de producción y están listos para la venta. En el ejemplo del pan sería el pan terminado y listo para venderlo.
Mercaderías:
Son existencias que se compran y se venden sin transformar, por ejemplo los productos de limpieza que hay en un supermercado, el supermercado compra los productos a los proveedores y los vende si hacer ninguna transformación. A este tipo de existencias también se las conoce como existencias comerciales, pues se dan en empresas de comercio.
Otros aprovisionamientos:
Existencias que la empresa necesita para llevar a cabo su actividad pero que no se incluyen en las anteriores categorías y que la empresa no los produce. Por ejemplo los repuestos, el combustible o el material de oficina.
Subproductos:
Son existencias que provienen del proceso productivo pero no son el objetivo de la producción. Ejemplos de subproductos son los residuos que se generan con la producción que muchas veces son inservibles o los materiales recuperables que son materiales que se pueden volver a utilizar después del proceso productivo, aunque sea para otros usos
Puedes ver una infografía del apartado en la siguiente imagen:
Para repasar y ver si los has entendido puedes hacer el edpuzzle del apartado o ver el vídeo:
La gestión de stocks, de inventarios o de existencias consiste en la planificación, administración y control de las existencias de una empresa, es decir de la gestión del almacén, con el objetivo de tener existencias cuando sean necesarias, es decir cuando se necesiten para producir o vender y minimizando los costes de gestionar los stocks.
Una buena gestión de stocks nos llevará a:
Para ello hay qué tener en cuenta: cuántas existencias hay en el almacén y cuántas debería haber, cuál es el tamaño óptimo de existencias, cuándo hay que realizar los pedidos, cuánto se debe pedir, etc.
Un primer acercamiento al cálculo del tamaño de pedido es el modelo de WILSON, que bajo determinados supuestos nos va a permitir determinar:
Por lo tanto el modelo de Wilson o el modelo de volumen óptimo de pedido es un problema de optimización es decir se va a buscar el tamaño de pedido que minimice los costes de aprovisionamiento o de gestión de inventarios
Estos costes son la suma de los siguientes costes:
entendiendo por:
Para calcular estos datos vamos a partir de los siguientes supuestos:
Coste de ruptura de stocks es cero
, es decir no se entra en nunca en ruptura de stocks. por lo que el coste de gestión de inventarios es la suma del coste de adquisición (CA), más el coste de realizar el pedido (CP) más el coste de mantenimiento de almacén o de almacenamiento (CAL).
Como queremos calcular la cantidad de cada pedido (Q) que minimiza los costes de gestión de inventario, hay que derivar la suma de los tres costes respecto de la cantidad e igualar a cero. (segunda derivada positiva, condición de mínimo)
Quedando la siguiente fórmula:
Representando gráficamente el modelo tenemos:
Como vemos partimos de un stock de seguridad que es lo que nos permite no entrar en ruptura de stocks (SS), tenemos que calcula que cuándo se llega al stock de seguridad debe de llegar el pedido al almacén por lo que en ese momento en el almacén habrá Q*+SS, esos momentos los hemos llamado «recepción física del pedido».
El punto de pedido es la cantidad en la que se debe realizar el pedido, es decir que cuando en el almacén se llega a esa cantidad hay que realizar el pedido, en este momento se emite el pedido y esa cantidad tiene que cubrir la demanda del plazo de aprovisionamiento.
Veámoslo con un ejemplo, en concreto es un problema de la PEVAu de Castilla la Mancha que dice así:
Una empresa durante un año ha comprado y vendido 22.500 unidades de un producto. El coste de gestión de cada pedido es 1.000 euros y el coste de tener una unidad almacenada durante un año es de 500 euros.
El proveedor tarda 10 días en suministrar un pedido. No hay stock mínimo de seguridad y la empresa trabaja 360 días al año. Calcule y explique según el modelo de Wilson, los resultados obtenidos en los siguientes apartados:
a) Volumen óptimo de pedido.
b) Coste total anual de gestión de inventarios diferenciando entre el coste anual de pedidos y coste anual de almacenamiento.
c) Periodicidad entre pedidos o tiempo que transcurre entre dos pedidos consecutivos.
d) Punto de pedido.
En primer lugar vamos a sacar los datos:
a) Para calcular el Volumen óptimo de pedido, aplicamos la fórmula:
Es decir 300 unidades es lo que se pide cada vez que se realza un pedido:
b) Para calcular el coste de adquisición tenemos que calcular cada uno de los costes que lo forman, el coste de adquisición, el coste de pedido y el coste de almacenamiento.
Suponemos que el coste de adquisición va incluido en el coste de realizar el pedido por tanto son el mismo lo que cuesta realizar un pedido (s) por el número de pedidos que hay que realizar (D/Q)
El coste de mantenimiento de almacén es lo que cuesta almacenar una unidad al año, por el número medio de unidades almacenadas
c) Para calcular el tiempo que pasa entre dos pedidos vamos a calcular primero el número de pedidos y luego calcularemos 360/nº pedidos.
d) Para calcular el punto de pedido, multiplicaremos los días que tarda en llegar el pedido por la demanda media diaria, ya que el stock de seguridad es 0
e) Vamos a representarlo gráficamente:
En la siguiente imagen tienes una infografía que resume el apartado:
Puedes ver más problemas resueltos en el siguiente libro (Pincha en la imagen)
Para repasar puedes hacer el edpuzzle del apartado
El modelo ABC es un modelo basado en el principio de Pareto o principio 80/20, el cual es un fenómeno estadístico que se da con frecuencia y que se puede aplicar en muchas situaciones.
Este principio indica que el 20% de los datos suele explicar el 80% del problema. Esto llevado a la gestión de stocks se traduciría en que el 20% de las existencias contienen el 80% del valor total del almacén. Es decir que existirían pocos tipos de artículos con mucho valor y luego habría muchos artículos con un valor depreciable.
Por lo tanto clasificando las existencias en tres grupos y asignando un distinto tipo e control a cada una de ellas nos hará ganar en eficiencia y reducir costes.
Los tres grupos son:
Las existencias del tipo A, o existencias con un gran valor (aproximadamente el 80% del valor del almacén), suelen ser pocas, (aproximadamente el 20%), por lo que son fáciles de controlar y por su importancia el control ha de ser constante es decir con una periodicidad diaria.
Las existencias de tipo B o de valor medio, su control es menor que las de tipo B por que también es menor su importancia en la empresa.
Las existencias de tipo C o de poco valor, son muchas en cantidad y de difícil control pero su valor unitario es depreciable o escaso, por lo tanto el control debe ser esporádico, ya que su pérdida o rotura de forma individual no es muy importante para la empresa
En la siguiente gráfica podemos ver en el eje X la cantidad de existencias y en el eje Y el valor respecto del total expresado en porcentaje, como vemos las del tipo A son pocas en cantidad pero son valiosas y las del tipo C son más numerosas en cantidad pero de un valor mucho menor.
Si lo traducimos al español «just in time» significa «justo a tiempo» es decir que las existencias han de estar en la empresa cuando sean necesarias y no estar almacenadas ya que eso supone un coste a la empresa, por lo cual el objetivo de este modelo es tener en inventario el menor número de existencias posibles para que la empresa funcione de la manera adecuada.
En este modelo muchas existencias son pedidas cuando hay un pedido en firme por lo que debe haber un sistema de calidad total o de mejora continua que integre a los proveedores y distribuidores de la empresa y que no tenga fallos para que todo funcione en el momento en que sea requerido:
Por lo que los principios en los que se basa este sistema son:
Aquí tenemos una imagen resumiendo el tema:
Para ver si lo has entendido puedes hacer el edpuzzle del tema o ver el vídeo:
los métodos de valoración de existencias permiten conocer cuántas existencias hay de un determinado artículo en un momento determinado, así como su valor monetario. Este último dato es necesario al final del ejercicio económico para regularizar la contabilidad y saber cuál ha sido el consumo o gasto de existencias de la empresa.
Para valorar las existencias cuando entran en el almacén se puede utilizar o bien el precio de adquisición de la existencia si esta ha sido comprada a un proveedor externo o bien el coste de producción si esta ha sido fabricada en la empresa.
Nunca se usará el precio de venta porque las existencias tienen que medir cuánto me han costado y no lo que ingresaría si se vende.
En el almacén puede haber existencias de periodos distintos que se pudieron comprar a precios diferentes o que el coste de producción no fuera el mismo, por lo que calcular el valor de una existencia en el almacén se podría hacer por:
Vamos ver en que consiste cada uno de ellos y vamos a hacer un ejemplo:
Cada vez que hay una operación en el almacén las existencias se valoran al valor medio ponderado es decir el valor total de las existencias entre el número total de existencias en el almacén.
Vamos a hacer un ejemplo, concretamente un problema de la PEVAU (selectividad) de la comunidad e Madrid.
ENUNCIADO:
Como vemos en este problema, hay cuatro precios distintos de valoración de las bombillas:
Por lo que la valoración media de cada existencia en un momento de tiempo determinado ira cambiando.
Para realizar el problema utilizaremos una ficha de existencias, debe haber una por cada producto de la empresa, en ella se indicará la fecha de la operación, qué tipo de operación es, si es una entrada la cantidad que entra, el precio al que entra y el valor total de la entrada, si es una salida la cantidad que sale, el precio al que sale y el valor total de la salida y el saldo final de existencias en unidades, en valor monetario y el valor medio de cada unidad:
Comenzamos poniendo el saldo inicial: a 1 de enero nos indica que son 700 unidades valoradas a 10€/u
El tres de enero compra 200 unidades a un precio de 12 €/unidad (es una entrada para el almacén), como vemos tenemos unidades a dos valoraciones a 10€ y a 12€, por lo que calculamos el valor medio ponderado:
Y rellenamos la tabla:
El 10 de enero, se compran 300 unidades a 14€/u, por lo que tenemos existencias a tres precios distintos, calculando el valor medio ponderado
Y rellenamos la tabla:
El 15 de enero se hizo una tercera compra de 350 unidades a 13€/unidad, por lo que ahora hay existencias a cuatro precios distintos, quedando el valor medio:
Y pasándolo a la tabla:
El 25 de enero hay una salida de 1.200 unidades que salen a la valoración actual del almacén en este caso a 11,71€, nunca al precio de venta, quedándonos 350 unidades (1550-1200) valoradas al valor medio ponderado 11,71€/u
Por lo que la valoración de las existencias de este producto en el almacén a fecha 25 de enero es de 4.098,39€ y las existencias habrán disminuido desde el 1 de enero en 350 unidades, es decir se ha vendido todo lo comprado y además 350 unidades de las que estaban almacenadas
puedes hacer el edpuzzle para ver si lo has entendido o ver el vídeo:
https://edpuzzle.com/media/619124425bd0f34167c3fe17
El segundo método para valorar las existencias es el método FIFO, acrónimo de «First In, First Out», es decir que lo primero que sale del almacén, es lo más antiguo o lo primero que entró valorado al precio que costó.
Este método se utiliza en productos perecederos ya que los primeros que deben de salir del almacén son los primeros que entraron porque sino hay riesgo de que caduquen y perder ese dinero.
Veamos como cambiaría la valoración con el ejemplo anterior:
La ficha de existencias que se utiliza es similar lo que cambia es el proceso de valoración y cálculo.
Comenzamos poniendo el saldo inicial: a 1 de enero nos indica que son 700 unidades valoradas a 10€/u, el registro sería análogo al método PMP
El tres de enero compra 200 unidades a un precio de 12 €/unidad (es una entrada para el almacén), como vemos tenemos unidades a dos valoraciones a 10€ y a 12€, y así se van a valorar, una fila por cada existencia que se distingue en el precio:
El 10 de enero, se compran 300 unidades a 14€/u, por lo que tenemos existencias a tres precios distintos quedando:
El 15 de enero se hizo una tercera compra de 350 unidades a 13€/unidad, por lo que ahora hay existencias a cuatro precios distintos, quedando:
El 25 de enero hay una salida de 1.200 unidades, como las primeras que tienen que salir son las más antiguas, saldrán las 700 unidades valoradas a 10€/u, las 200 unidades valoradas a 12€/unidad y las 300 unidades valoradas en 14€/u, quedando en el almacén las últimas que entraron 350 unidades a 13€/unidad.
Por lo que la valoración final del almacén es 4.550€ y la valoración de existencias desde el 1 de enero ha disminuido 2.450€.
Puedes hacer el edpuzzle para ver si lo has entendido:
Puedes ver una infografía con el problema:
Aquí tienes un libro con problemas resueltos en vídeo (Pincha sobre la imagen):
